Обязанность администратора секции инспекций заключается в том, чтобы проверять состояние, в котором находится выполнение различных проектов и приказов, и докладывать об этом секретарю соответствующего отделения.

Администратор секции инспекций не издаёт приказов или инструкций для сотрудников.

Когда администратор секции инспекций докладывает о состоянии, в котором находится выполнение проектов или приказов, он не посылает копию своего доклада сотрудникам, связанным с этим проектом или приказом, а посылает такую копию секретарю соответствующего отделения.

Эти доклады направляются через начальника отдела инспекций и докладов, секретаря местного ОХС и исполнительного секретаря ОХС, к секретарю соот ветствующего отделения.

Администратор секции инспекций помещает копии докладов обо всех про ведённых инспекциях и проверках в файлы персонала организации в папки тех сотрудников, к которым они имеют отношение.

Поэтому, все доклады об инспекциях и проверках пишутся в трёх экзем плярах. Оригинал и одна копия направляются по маршруту, описанному выше, один экземпляр направляется в файлы персонала организации в папку человека, к которому имеет отношение доклад.

Все этические доклады о неисполнении и искажении проектов или приказов направляются в этический файл секретарём, к которому эти проекты или при казы имеют отношение, а не администратором секции инспекций.

Администратор секции персонала в отделе направления, внешнего вида и персонала ведёт файлы персонала организации.

Эти файлы разбиты по отделениям и отделам, а папки сотрудников (у каждого отдельная папка) размещаются в алфавитном порядке в соответствующих отде лах. Папки исполнительного секретаря ОХС и исполнительного секретаря орга низации помещаются в файлах административного отделения, вместе с папками персонала их офисов. Папки секретарей отделений помещаются в файлах персонала своего отделения.

Никакие материалы не помещаются в файлы с туманным указанием только отделения, отдела или секции: на файлах необходимо указывать имя сотрудника этой части организации. Например, доклад, имеющий отношение к организа ционному отделению, помещают в папку с именем секретаря организационного отделения. Доклад, имеющий отношение к отделу технического обслуживания, помещается в папку, на которой стоит имя начальника отдела технического обслуживания.

Когда сотрудника переводят на другой пост, папка со всем её содержимым перемещается в место, соответствующее его новому посту. По увольнении сотрудника его файл перестают вести, а папку помещают по алфавиту в файлы бывших сотрудников.

Администратор секции персонала вкладывает по отдельной копии любой Сек ИД, любого административного письма или этического приказа в папку каждого человека, который упомянут в нём, а когда даётся туманное упоминание отделения, отдела или секции (указывается не имя, а только отделение, отдел или секция) копия этого документа помещается в папку каждого сотрудника данного подразделения.

Для этого секретарь исполнительного директора или секция мимеографи рования печатают дополнительные копии Сек ИД.

Перед тем как поместить документ в папку человека, имя этого человека обводится на этом документе ручкой.

Доклады об инспекциях и проверках помещаются в файлы как описано выше.

Как только нанимают какого нибудь нового человека, администратор секции персонала заводит папку и помещает её в файлы персонала организации.

Копии всех контрактов, договоров, юридических документов, имеющих от ношение к определённому лицу, помещаются в файлы персонала организации. Оригиналы хранятся в сейфе с ценными документами.

В Сент-Хилле такой файл ведётся по каждой организации в мире. Он ведётся так, как описано выше, но он, конечно, намного тоньше.

Все результаты тестов на лидерство, все исполнительные письма ОХС, на которые человек ответил, помещаются в его файл в Сент-Хилле, также как и любые послания, полученные по системе коммуникации штатных сотрудников, а также ответы на эти послания.

В континентальных организациях ведут файлы других организаций, рас положенных в их континентальной области, причём содержимое этих файлов сведено к необходимому минимуму.

Все копии оргсхем других организаций хранятся вышестоящей организацией в файлах персонала организаций в начале файла соответствующей организации.

В других организациях (не в Сент-Хилле и не в континентальных орга низациях) файлы внешних организаций состоят только из копий оргсхем их вышестоящих организаций, при условии что эти оргсхемы изданы.

Файлы персонала организации используются в целях продвижения сотруд ников по службе и любых необходимых реорганизаций, и, следовательно, в них должно содержаться всё, что проливает свет на эффективность и неэффектив ность сотрудников или на их личностные качества.

Секция этики обращается к файлам персонала организации для того, чтобы определить, растут или падают статистики какого либо сотрудника, с тем чтобы быть в состоянии направлять свои действия в соответствии с этим, и не беспокоить сотрудников с растущей статистикой, предпринимать обычные меры к сотрудникам со средней статистикой и сурово обрушиваться на тех, у кого статистика падающая (см. ИП ОХС от 1 сентября 1965 VI «Под защитой этики»).

Копии докладов рекомендательного комитета отделения, докладов рекомен дательного совета и иногда запасные графики ИЦО, в которых отражены данные за несколько недель, также помещаются в файлы персонала организации для того, чтобы помочь секции этики решить, в отношении кого или чего следует провести расследование при поступлении доклада негативного содержания.

У секции этики имеются собственные файлы. В ОХС имеются, кроме того, файл ценных документов, хранящийся под замком, и другие файлы. Наличие файлов персонала организации не упраздняет никаких из них, поскольку файлы персонала целиком посвящены персоналу и помогают осуществлять назначения на посты, поручения постов и продвижение по службе, а также помогают в применении этических мер по отношению к персоналу.

Администратор секции персонала должен очень внимательно следить за тем, чтобы все данные о каждом сотруднике, которые говорят в его пользу или дискредитируют его, были помещены в папку этого человека в файлах персонала организации.